Dos empresas pueden pedir "una aplicación de ventas" y recibir cotizaciones que van desde unos pocos millones hasta varias decenas de millones de pesos. La diferencia rara vez es el proveedor: casi siempre es lo poco definido que está el alcance. Estos son los puntos que recomendamos preparar antes de pedir una cotización.
1. Describe el problema, no la solución
En lugar de "necesito una app con login, carrito y panel", empieza por el problema: "nuestros vendedores toman pedidos en papel, se pierden datos y facturamos con dos días de retraso". Un buen equipo técnico propondrá la solución más sencilla que resuelva ese problema, que a veces es bastante más pequeña de lo que imaginabas.
2. Identifica a los usuarios
Haz una lista de quién va a usar el sistema y qué necesita hacer cada uno. Por ejemplo:
- Vendedor: consultar precios y existencias, registrar pedidos.
- Bodega: ver pedidos pendientes, marcar despachos.
- Gerente: ver ventas por día y por vendedor.
Esta lista se convierte casi directamente en las "historias de usuario" con las que se estima el trabajo.
3. Separa lo indispensable de lo deseable
Clasifica cada funcionalidad en tres grupos: imprescindible para salir, importante pero puede esperar y sería bueno tener. La primera versión (el famoso producto mínimo viable) debería incluir solo el primer grupo. Así sales antes al mercado, aprendes de usuarios reales y decides con datos qué construir después.
4. Piensa en las integraciones
Las integraciones son una de las principales fuentes de sobrecostos porque dependen de terceros. Anota con qué otros sistemas debe hablar el tuyo: facturación electrónica, pasarela de pagos, contabilidad, correo, WhatsApp, un sistema existente de la empresa. Si tienes la documentación o el contacto técnico del proveedor, inclúyelo.
5. Reúne ejemplos
Capturas de aplicaciones que te gustan, formatos en Excel que usan hoy, fotos de los documentos en papel: todo ayuda a entender el flujo real. Un formato de pedido actual dice más que una página de descripción.
6. Define restricciones
- Presupuesto aproximado: no es para que te cobren el máximo, sino para proponer un alcance realista.
- Fecha límite: ¿hay un evento, temporada o requisito legal que marque la fecha?
- Dispositivos: computador, celular, tableta, ¿con o sin conexión a internet?
- Volumen: cuántos usuarios y cuántas transacciones al día esperas.
7. Pregunta por lo que viene después
El desarrollo es solo una parte del costo total. Antes de decidir, pregunta por el hosting, los dominios y certificados, el soporte, las actualizaciones de seguridad y quién será dueño del código fuente. Una cotización barata que no incluye nada de esto puede salir más cara al primer año.
Una plantilla rápida
- Problema que quiero resolver.
- Usuarios y lo que necesita hacer cada uno.
- Funcionalidades imprescindibles para la primera versión.
- Integraciones con otros sistemas.
- Ejemplos y documentos actuales.
- Presupuesto, fecha y dispositivos.
Con esta información cualquier equipo serio podrá darte una cotización comparable y un plan por etapas. Si quieres, en Yerztechnology revisamos tu idea contigo sin compromiso.